Hjemmearbejde – nogen hader det, andre elsker det! Hvad der startede som en nødløsning, er på få måneder blevet det nye sort i virksomhederne. Faktisk vurderer 8 ud af 10 ledere af det går godt med hjemmearbejde, og 1 ud af 5 ønsker endda at bruge det i større udstrækning fremover.
Med andre ord er hjemmearbejde for mange danske SMV’er gået fra at være en nødplan i skuffen, til et vigtigt redskab i værktøjskassen.
Sørg for at teknikken fungerer
Når man aktiverer en nødplan fra skuffen, så er fokus primært på at få teknikken til at fungere. At sikre sig, at alle ansatte har adgang til en pc hjemmefra, at programmerne er opdaterede, eller blot at virksomhedens systemer kan klare den massive mængde hjemmearbejde. Men den indeholder forhåbentlig også IT sikkerheden og ikke mindst GDPR.
For nej hackere udviser ikke samfundssind. De ser til gengæld gyldne tider, når regnskabsassistenten har logger på hjemmenetværket, og deler wifi forbindelse med børnene, der spiller Fortnite! Eller når løn medarbejderen støver en gammel PC af og bruger sin private mail konti til at modtage rettelser til næste lønkørsel. – Kun fordi hun ikke kan logge på det normale centrale sagsbehandlingssystem udenfor virksomhedens IP adresse.
Hvad siger Center for Cybersikkerhed?
Center for Cybersikkerhed har lavet denne korte tjekliste til at sikre IT sikkerheden på sin hjemmearbejdsplads.
————–
- Brug de værktøjer og kommunikationskanaler din arbejdsplads stiller til rådighed, og husk at sikkerheds politikerne også gælder når du arbejder hjemmefra.
- Undgå private mailkonti og filudvekslings-tjenester (Dropbox, WeShare og så videre).
- Hvis din arbejdscomputer ikke holdes opdateret automatisk, skal du huske at holde den opdateret selv.
- Test at din fjernadgang virker, så eventuelle problemer kan afhjælpes med det samme.
- Vær opmærksom på evt. falske mails eller sms, som du modtager under dække af nyheder om corona.
- Husk også at beskytte den fysiske adgang til din arbejdscomputer, når du arbejder hjemmefra.
Kilde: Center for Cybersikkerhed
Men ét er, af vi gerne vil undgå at blive hacket. Noget andet er, at vi ønsker vores ansatte opretholder en høj effektivitet og motivation, også når de arbejder hjemme.
Når hjemmearbejde bliver værktøjet
Nødplanerne er over de sidste par måneder blevet hastigt udvidet, med digitaliserings løsninger på alt fra fredagsøl til kundemøder. Og efter alt at dømme, har mange SMV’er fået blod på tanden til at gå længere og udnytte det momentum, der er blandt de ansatte til at adoptere nye løsninger. – Specielt de lavt hængende digitale frugter, der er billige og hurtige at implementere, har vist sig succesfulde.
Måske skyldes successen, at de løser et konkret problem, og derfor giver mening for de ansatte fra dag 1 – uden uddannelse af Superbrugere, uden 2 dages introforløb og uden gimmick fra marketingafdelingen til at overbevise dem.
Efter en hurtig indkøring er det blevet tid til, at nødplanen evalueres og gøres til et aktivt redskab. Der skal rettes lidt til og måske tilføjes lidt her og der. Det er i denne fase, hvor det er vigtigt at huske på, at hjemmearbejde kan skabe kritiske databeskyttelsesretlige problemstillinger.
Ja, det lyder kedeligt, men ligesom I har procedurer på kontoret, så er det vigtigt at have det ved hjemmearbejde. Der er de helt klassiske problemstillinger, såsom at på kontoret kan lønmedarbejderen markulere personfølsomme dokumenter. Derhjemme river hun det måske i 2-3 stykker og lægger det i skraldespanden. Eller på kontoret kan man bede om en kort mundtlig brief om en case, – med hjemmearbejde gør medarbejderen det måske på SMS og har pludseligt dataen lagret i usikkert sted.
Der er mange små facetter man skal huske at lukke af, for at gøre det muligt for medarbejdere at arbejde hjemmefra på en data effektiv og GDPR sikker måde.
Hos Stinto har vi de sidste 3 år arbejdet med at sikre data effektivitet og GDPR, så at når “hjernen slår fra, slår teknikken til” (groft sagt). Men det har betydet, at vores kunder ikke har bekymret sig omkring datadeling eller har haft problemer med om CRM kunne håndtere alle brugere søgte adgang samtidigt. At data procedurerne ikke har været påvirket trods hjemmearbejde, og at alle kunne lede efter kontaktdata samtidigt, da de også kunne slå det op i Stinto appen.
Har I styr på sikkerheden ved hjemmearbejde?
På falderebet har Stinto 5 hurtige råd til at sikre, I har styr på data og GDPR sikkerheden også ved hjemmearbejde.
- Sørg for som virksomhed at fastlægge og udmelde nogle klare retningslinjer for hjemmearbejdet – og sørg for som ansat at følge dem.
- Brug den anviste sikre adgang til fagsystemer (VPN, direkte opkobling eller andre sikre services).
- Benyt så vidt muligt det normale centrale sagsbehandlingssystem – der er både adgangskontrol, dokument versionering , backup og den generelle sikkerhed på plads.
- Hvis man har papirer med oplysninger om fysiske personer, så sørg for både at opbevare og skaffe dem af vejen på betryggende vis.
- Gør det nemt for medarbejderne at overholde reglerne. De har rigeligt at huske i forvejen!
Hjemmearbejde er kommet for at blive, så sørg for at klæde din virksomhed på, så ikke kun systemer, men også procedurerne digitaliseres, og kan håndteres forsvarligt hjemmefra.
Stinto integreres nemt med de største CRM systemer og sikre en korrekt datahåndtering fra dag 1. Kontakt os for at få din virksomhed med i en 12 måneders gratis testperiode. Vi har din organisation oppe at køre i løbet af få døgn. Og kræver ikke IT resourcer.
Læs mere her www.stinto.com/stinto-er-gratis